อย่าตั้งหมวดหมู่ที่มีความหมายกว้างหรือแคบเกินไป 2. อย่าตั้งหมวดหมู่ที่มีความหมายซ้อนกันหรือคล้ายคลึงกัน 3. ชื่อหมวดหมู่ควรจะสั้นและเป็นที่นิยม 4. ควรมีหมวดเบ็ดเตล็ดเป็นหมวดสุดท้าย ในแฟ้มหนึ่งๆจะมีเอกสารประเภทเรื่องเดียวกัน แต่มีจากหลายคนหรือหลายหน่วยงาน อย่างไรก็ตาม การจัดเก็บเอกสารตามชื่อเรื่อง ก็จะต้องจัดเรียงลำดับตามตัวอักษรด้วยเหมือนกัน ชื่อเรื่องนี้อาจจะเป็นชื่อกิจการห้างร้าน ชื่อเรื่องราวที่ติดต่อธุรกิจกัน ฯลฯ สุดแท้แต่ความจำเป็นของธุรกิจ โดยพิจารณาตามเนื้อหาสาระของเอกสารเป็นสำคัญ 4. การเก็บตามตัวเลข ( Numeric Filing Method) เป็นระบบการจัดเก็บเอกสารที่เรียงแฟ้มตามตัวเลข หรือรหัสของหมดหมู่ แฟ้ม เนื่องจากเอกสารบางอย่างไม่เหมาะสมที่จะจัดเก็บตาม 2 วิธี ข้างต้น การใช้รหัสตัวเลขกำกับนั้น พนักงานจัดเก็บเอกสารต้องคิดรหัสตัวเลขกำกับที่เป็นที่เข้าใจ กันทุกฝ่าย ธุรกิจบางอย่างบางประเภท ควรใช้การเก็บเอกสารตามตัวเลข เนื่องจากต้องการรักษา ความปลอดภัย และเสถียรภาพของธุรกิจ เช่น สำนักงานทนายความ บริษัทประกันภัย บริษัทโฆษณา สำนักงานวิศวกร ฯลฯ การจัดเก็บเอกสารตามตัวเลข จะต้องมีการจัดเรียงตามลำดับก่อนหลังเช่นเดียวกัน
#1 นุกูล Gender: Male Posted 14 May 2013 - 02:47 PM เผื่อจะเป็นประโยชน์กับท่านอื่นๆด้วยครับ Nukool Thanuanram Mobile Phone: 097. 954.
ลำดับที่ ชื่อแฟ้ม รายละเอียดการจัดทำแฟ้ม หมายเหตุ 1 แฟ้มใบกำกับภาษีขาย จัดทำแฟ้มใบกำกับภาษีขายโดยจัดเรียงตามเลขที่ใบกำกับภาษี โดยให้เรียงเลขที่ใบกำกับน้อยอยู่ข้างล่าง และให้เลขที่มากอยู่ข้างบน โดยจัดเรียงเป็นเดือน ๆ 2 แฟ้มใบกำกับภาษีซื้อ จัดทำแฟ้มใบกำกับภาษีซื้อโดยจัดเรียงตามเลขที่ใบกำกับภาษี โดยให้เรียงวันที่ใบกำกับน้อยอยู่ข้างล่าง และให้วันที่มากอยู่ข้างบน โดยจัดเรียงเป็นเดือน ๆ 3 แฟ้มใบสำคัญจ่าย จัดทำแฟ้มใบสำคัญจ่ายเฉพาะรายการที่เป็นรายการจ่ายเช็ค ตั้งแต่ยอดเงิน 1, 000 บาทขึ้นไป โดยมีเอกสารหลักฐานในใบสำคัญจ่ายแต่ละใบดังนี้คือ 1. ใบวางบิล โดยมีรายละเอียดของเลขที่ใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษี ที่จะทำการจ่าย มียอดรวมของใบแจ้งหนี้ทั้งหมด, ลายเซ็นต์ผู้รับวางบิล-ผู้วางบิล, ผู้อนุมัติการวางบิล วันที่รับวางบิล และวันที่วางบิล 2. ใบขอซื้อ แนบโดยมีรายละเอียดของรายการสินค้า, จำนวน, ราคา/หน่วย, ราคารวม และยอดรวมทั้งหมดของใบขอซื้อแตละใบ พร้อมทั้งมีลายเซ็นต์ผู้อนุมัติจากกรรมการผู้มีอำนาจ 3. ใบแจ้งหนี้/สำเนาใบกำกับภาษี มีรายละเอียด เลขที่, วันที่, รายการ, จำนวน, ราคา/หน่วย, ยอดรวมทั้งหมดของใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษี พร้อมมีลายเซ็นต์ผู้อนุมัติจากกรรมการผู้มีอำนาจ 4.
แบรนด์: MARBIG® มีคันโยกยาวสำหรับใช้ยึดเอกสารให้อยู่กับที่ โดยไม่จำเป็นต้องเจาะรูที่เอกสาร มาพร้อมช่องเสริมแบบใสอยู่ด้านในแฟ้มเพื่อใช้ยึดไม่ให้สิ่งของหล่นหาย มีแถบป้ายตรงสันปกของแฟ้มเพื่อให้ป้ายระบุชื่อแฟ้มเอกสารของคุณ สามารถใช้ใส่กระดาษ ขนาด 80 GSM ได้มากถึง 60 แผ่น รายละเอียด บทวิจารณ์ (0) ข้อมูลผู้จำหน่าย แฟ้มหนีบเอกสาร คุณสมบัติ: มาพร้อมช่องเสริมแบบใสอยู่ด้านในแฟ้มตรงปกด้านหน้าเพื่อใช้ยึดไม่ให้สิ่งของหล่นหาย สี: 2009001: น้ำเงิน 2009002: ดำ 2009003: แดง คำวิจารณ์ (0) ชื่อร้านค้า: admin ผู้จำหน่าย: ที่อยู่: 5. 00 5. 00 rating from 1 review
เข้าสู่ระบบ การจัดเก็บเอกสารทางบัญชี auditor 19 พฤษภาคม 2552 16:10:18 IP: ความคิดเห็นที่ 1 ตามที่กฎหมายกำหนดว่า ผู้จัดทำบัญชีจะต้องเก็บรักษาบัญชี และเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปีนั้น อยากทราบว่าภายในระยะเวลา 5 ปีเช่นว่านั้น สามารถจัดเก็บเอกสารหลักฐานในรูปแบบข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ได้หรือไม่ ขอบคุณค่ะ 19 พฤษภาคม 2552 16:10:18 IP: 203. 152. 14. 122 ความคิดเห็นที่ 2 ควรจัดเก็บไว้ทั้งสองรูปแบบ คือ 1. เอกสารหลักฐานต้นฉบับ ประกอบด้วยบัญชีและเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชี 2. รูปแบบข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ ทั้งนี้ เพื่อความพร้อมในการเรียกตรวจจากเจ้าหน้าที่ฯ ความคิดเห็นที่ 3 ตาม พ. ร. บ. การบัญชี พ. ศ. 2543 มาตรา 13 วรรค 3 มาตรา 21 (2) กิจการสามารถจัดทำบัญชีด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์หรือเครื่องมืออื่นใดได้และในกรณีที่มีการเรียกบัญชีมาตรวจสอบ ถ้ากิจการไม่สามารถนำมาได้ โดยไม่สามารถพิสูจน์ให้เชื่อได้ว่าตนได้ใช้ความระมัดระวังตามสมควรแต่กรณีแล้ว เพื่อป้องกันมิให้บัญชีสูญหายเสียหาย มาตรา 16 ให้สันนิษฐานว่า ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีมีเจตนาทำให้บัญชีสูญหายหรือเสียหาย ความคิดเห็นที่ 4 ขอแก้ไขคำตอบที่ 1 ดังนี้ค่ะ ขอเชิญร่วมแสดงความคิดเห็น (ถ้อยคำที่สุภาพ สร้างสรรค์ เป็นประโยชน์ต่อส่วนรวม) กรุณาเข้าสู่ระบบก่อนแสดงความคิดเห็น
ถ้าต้องการทำงานกับเอกสารที่เคยทำไปแล้วและมีการบันทึกเก็บไว้ในแฟ้ม จะต้องทำการเปิดแฟ้มเอกสารเก่า ซึ่งสามารถทำได้ 2 วิธี ดังนี้ 1. เลือกเข้าไปที่ ไฟล์ และเมื่อเข้าไปจะมีคำว่า เปิด เมื่อคลิกเลือกที่ เปิด ก็จะมีเอกสารของเราให้เลือกเปิด 2. ใช้ปุ่มลัด คือ Ctrl+O เป็นปุ่มลัดที่เพิ่มความสะดวกต่อการเปิดเอกสาร เมื่อใช้ปุ่มลัดก็จะปรากฏหน้าให้เราเลือกเอกสารที่ต้องการจะเปิด
ลดต้นทุนแฝงที่เกิดขึ้นในองค์กร ผลวิจัยเกี่ยวกับการบริหารงานเอกสารพบว่า 30-40% ของเวลาการทำงานหมดไปกับการค้นหาเอกสารเมื่อต้องใช้หรือพบปัญหา หรือการไม่มีแผนงานการทำลายเอกสารเมื่ออายุเอกสารครบการทำลาย 3. จัดระเบียบความคิดของตนเอง และสมองจะปลอดโปร่ง การเราเป็นคนที่จัดเอกสารทีดี มีระเบียบ และฝึกความมีวินัยของตัวเอง การคิดของเราจะเป็นระบบ และการแบ่งหมวดหมู่ของเอกสารจะทำให้ระบบการคิดของเราเป็นระบบ 4. ภาพลักษณ์ที่ดีของคนทำงาน สร้างความหน้าเชื่อถือให้กับผู้บริหาร บ่อยครั้งที่พบว่า ผู้บริหารเดินมาที่โต๊ะผู้จัดการ และโต๊ะไม่เป็นระเบียบ มีกองเอกสารที่สูง ไม่ได้หมายความว่า งานคุณเยอะ แต่แสดงถึงความไม่มั่นใจว่า คุณจะทำผลงานได้ขนาดไหน ขนาดโต๊ะทำงานยังมีสภาพรกขนาดนี้ 5. ความเครียดจะน้อยลง การทำงานในแต่ละวันเมื่อเห็นโต๊ะทำงานที่สะอาด มีระเบียบ ความเครียดจากการคิดงานจะน้อยลงซึ่งเป็นเรื่องที่รู้สึกได้อย่างชัดเจน การมีระบบ เทคโนโลยีที่ดีมาใช้ในองค์กรเป็นเรื่องที่ดี แต่หากเอกสารตัวจริงจัดเก็บไม่เป็นระเบียบ ไม่จัดเป็นหมวดหมู่ เทคโนโลยีก็ไม่สามารถทำให้ประสิทธิภาพของการทำงานเรื่องเอกสารดีขึ้นได้ เราจึงต้องมีระบบการจัดเก็บที่ดีก่อน และออกแบบระบบให้สอดคล้องกับการใช้เอกสารสำหรับคนทำงานในองค์กร